GPS i företaget – så funkar det

Att installera utrustning för positioneringsteknik i företagets bilar ses normalt som en väsentlig förändring av verksamheten. Det betyder att arbetsgivaren först måste förhandla med facket enligt MBL § 11.

– Var inte rädd för MBL-förhandling! Syftet med förhandlingen är att ta in fackets synpunkter, men något samtycke behövs inte, det är arbetsgivaren som bestämmer i slutändan. Är det något som verkar svårt eller oklart, tveka inte att kontakta oss på Teknikföretagen, antingen genom din regionala rådgivare eller via arbetsgivarjouren, säger Mats Hellström.

MBL-förhandlingen ska ske före själva tekniken upphandlas.

– Det är mycket viktigt att välja leverantör med omsorg – ta gärna en större aktör som funnits med ett tag, råder Mats Hellström.

Fundera över syftet med att införa positioneringsteknik

Inför förhandlingen med facket är det viktigt att arbetsgivaren sätter sig in i vad dataskyddslagen säger om behandling av personuppgifter.

– När förhandlingen är klar bör arbetsgivaren också informera personalen om vad som kommer att ske, kanske genom att visa en ny eller uppdaterad policy. Fundera över vilket syftet är med att införa positioneringsteknik. En arbetsgivare som vill använda denna teknik för att uppfylla Skatteverkets krav på körjournaler, kan stödja sig på rättslig förpliktelse.

Den rättsliga grunden rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att den personuppgiftsansvarige måste behandla vissa personuppgifter i sin verksamhet. Det kan också finnas andra berättigade ändamål, exempelvis säkerhet (stöd vid ensamarbete), statistik, klagomålshantering, kundservice och underlag för fakturering.

– Här måste arbetsgivaren göra en avvägning mellan företagets intresse av att använda tekniken och arbetstagarens intresse av att inte bli bevakad mer än vad som är nödvändigt, påpekar Mats Hellström.

Andra motiverade skäl kan vara att leda och fördela arbetet på ett effektivt sätt genom logistik och resursfördelning, exempelvis kunna skicka den bil/tekniker som befinner sig närmast kunden. Det är dock vanligast att positioneringstekniken används till att skapa elektroniska körjournaler.

Det kan bli dyrt om man inte kan visa hur bilen har använts

Vid en skatterevision kan en elektronisk körjournal vara det enda giltiga sättet att visa att bilen endast används i tjänsten, om det exempelvis är så att företagets bil används till och från hemmet. Den elektroniska körjournalen visar i vilken omfattning bilen används privat alternativt att den kanske inte används alls utanför tjänsten.

Och arbetsgivaren kan undvika obehagliga – och kostsamma – överraskningar.

– Det kan bli väldigt dyrt för företaget om man vid en skatterevision inte kan styrka hur bilen har använts. Kan man inte visa hur bilen används kan Skatteverket se det som att bilen endast brukats privat, därmed har en förmån uppstått som ska beskattas. Det är inte bara arbetstagaren som straffas skattemässigt utan även arbetsgivaren som måste betala arbetsgivaravgift på förmånerna (bil och drivmedel). Revisionen kan gälla sju år bakåt, säger Teknikföretagens rådgivare Mats Hellström.

Arbetsgivaren måste först godkänna att företagets bil används privat

Skatteverkets regler säger att företagets bil kan användas för privata resor högst 10 gånger och i max 100 mil under taxeringsåret. Går man över dessa gränser med företagets bil har en förmån uppstått.

– Det kan vara bra att känna till att arbetstagaren inte per automatik har rätt till detta utan arbetsgivaren måste först godkänna att företagets bil används privat. Se till att reglera det i företagets bilpolicy, rekommenderar Mats Hellström.

Om en anställd får använda sin arbetsgivares fordon privat räknas det som en förmån, så kallad förmånsbil. Förmånen är skattepliktig för den anställda och arbetsgivaren måste betala arbetsgivaravgifter.

Viktigt att informera anställda om arbetsgivarens kontrollmöjligheter

En anställd kan inte, exempelvis med hänvisning till den personliga integriteten, säga nej om arbetsgivaren vill installera en digital körjournal i en tjänstebil.

– Arbetsgivarens skyldighet att följa Skatteverkets regler väger här tyngre, säger Mats Hellström.

Däremot har arbetsgivaren normalt inte rätt att gå in i den elektroniska körjournalen och kontrollera var den anställde befinner sig.

– Arbetsgivaren får inte använda systemet för att kontrollera sina anställda. Men om företaget misstänker att en anställd missköter sig får man göra det, på samma sätt som man vid sådana misstankar har möjlighet att kontrollera andra arbetsverktyg som mejl och mobiltelefon. Då krävs det att den anställde fått information om att körjournalen kan komma att användas i detta syfte. Detta formulerar man lämpligen i en IT- eller GDPR-policy som alla anställda tar del av. Mallar för detta finns i Arbetsgivarguiden på Teknikföretagens webbplats.

Sätt upp tydliga rutiner för den interna hanteringen

Dessutom är det bra att ha en policy för hur företaget internt ska arbeta med de elektroniska körjournalerna.

– Det ska vara tydligt vilka i företaget som har rätt att ta del av informationen i körjournalerna. Se också till att hålla koll på Datainspektionens regler om hur länge arbetsgivaren bör lagra informationen. Detaljerad information från körjournalen bör exempelvis i allmänhet sparas i högst tre månader, om det inte finns någon specifik orsak i det enskilda fallet att spara dem under en längre tid. Det här har oftast leverantören av utrustningen koll på, men det är också en orsak till att man ska välja denne med omsorg, förklarar Mats Hellström.