Kan man lita på e-dokument?

Sedan många år är elektronisk dokumentation som rör förhållandet mellan arbetsgivare och anställda vardag i arbetslivet. Det kan handla om allt från att det på företagets intranät finns information om vilka regler som gäller på arbetsplatsen till att tidrapportering och ansökan om semestrar sker elektroniskt i olika system.

Däremot hanteras vissa typer av handlingar, som anställningsavtal eller protokoll från fackliga förhandlingar, fortfarande främst i pappersform. Teknikföretagens jurist och förhandlare Peter Thornquist berättar att organisationen märker av en ökad efterfrågan från arbetsgivare som nu vill gå ett steg längre och helt ta bort papper.

– Då måste arbetsgivaren göra vissa överväganden. Det första handlar om att bedöma om elektronisk hantering är möjlig och lämplig, vilket det ofta är. Man behöver också tänka igenom vilken nivå av säkerhet som de elektroniska systemen behöver ha, vilket kan variera beroende på vilken slags dokument det handlar om. Dessutom behöver man fundera på hur denna säkerhetsnivå ska uppnås, till exempel genom tjänster för avancerad elektronisk underskrift eller på annat sätt.

Enklare att förfalska ett e-dokument än ett pappers dito

Jämfört med pappershandlingar kan elektronisk dokumentation manipuleras relativt enkelt och med liten arbetsinsats.

– Det är enklare att förfalska ett e-dokument än ett pappers dito, man kan se om någon använt Tipp-Ex på papperet. Elektronisk hantering handlar ju också om att hantera olika frågor på distans, utan fysisk kontakt, vilket gör att det kan vara oklart vem man har att göra med om inte de digitala lösningarna tillförlitligt säkerställer detta.

Äktheten ska inte kunna ifrågasättas

Vilken nivå av säkerhet och tillförlitlighet som krävs beror på vad som ska bevisas och vilken bevisning som finns i övrigt. Här behöver företaget tänka igenom vilka dokument som är viktiga att kunna bevisa att de inte förfalskats eller på något sätt manipulerats.

– När det gäller till exempel ett anställningsavtal så är det viktigt att kunna visa vad parterna har kommit överens om det uppstår en tvist och saken går till domstol. Äktheten ska inte kunna ifrågasättas.

Hur kan arbetsgivaren säkerställa att det digitala dokumentet är äkta och kommer från rätt person?

– För att säkerställa att det är rätt person man har att göra med och att innehållet i den elektroniska dokumentationen inte är manipulerat kan elektronisk identifiering och avancerade elektroniska underskrifter användas, berättar Peter Thornquist.

E-legitimation en av flera möjliga lösningar

Elektronisk identifiering är en process som möjliggör behörighetskontroll för tillgång till digitala system och spårbarhet i användningen av de digitala systemen. Enkelt uttryckt handlar det om inloggning och att inloggningsuppgifterna tillräckligt säkert kan kopplas till en viss individ. Ett exempel är de system som bygger på inloggning med användning av e-legitimationer, t.ex. BankID.

Avancerade elektroniska underskrifter innebär att uppgifter om vem som undertecknat ett elektroniskt dokument knyts till innehållet i det elektroniska dokumentet genom tekniska metoder, som gör att innehållet inte kan manipuleras och att det säkert går att identifiera vem som är avsändaren.

Arbetsgivaren kan behöva förhandla med facket

Ytterligare en aspekt att tänka på i övergången från papper till digitalt format är att detta kan behöva förhandlas med facket.

– Ska man till exempel övergå från att ha lönespecifikation på papper till att hantera elektroniskt så är det en fråga som arbetsgivaren beslutar om. Men det är ändå en viktig fråga för de anställda så den kan då behöva förhandlas. Det är även i övrigt viktigt att försöka skapa samsyn med de fackliga organisationerna kring på vilka arbetsrättsliga områden och för vilka syften systemen ska användas, påpekar Peter Thornquist.

Rättspraxis saknas: oklart om digitala kollektivavtal gäller

Inom arbetsrätten förekommer relativt ofta krav på att avtal ska vara skriftliga. Vad innebär det?

– Det finns en generell tumregel att man kan använda elektronisk dokumentation även om kravet är att det ska vara skriftligt. Vår bedömning är att e-dokumentation fungerar när det gäller till exempel anställningsavtal.

Däremot är rättsläget oklart när det gäller kollektivavtal. Möjligheten att ingå avtal genom att ta del av ett elektroniskt dokument och bekräfta att man accepterar innehållet genom att använda en elektronisk underskrift var helt enkelt inte påtänkt när dagens regler antogs.

– Det gör att det är mycket svårt att bedöma om ett elektroniskt upprättat och undertecknat dokument uppfyller formkravet för ett kollektivavtal. Det saknas förarbetsuttalanden och rättspraxis som tillräckligt tydligt klargör frågan, förklarar Peter Thornquist.

Lokala avtal bör upprättas och undertecknas på papper

De centrala kollektivavtalen på Teknikföretagens område, Teknikavtalen, innehåller vissa regler som är dispositiva, vilket gör att arbetsgivare och fack lokalt kan teckna avtal med andra regler. Till exempel är det relativt vanligt att man lokalt kommer överens om avtal som rör arbetstider som funkar på just den arbetsplatsen. Dessa bör även fortsättningsvis upprättas och undertecknas på papper.

– Vår uppmaning är att företag inte ska riskera något genom att ha ett elektroniskt upprättat och undertecknat kollektivavtal eftersom det inte är säkert att det är juridiskt hållbart. Om arbetsgivaren har agerat felaktigt, i tron att man har ett giltigt kollektivavtal, kan det få stora konsekvenser i form av skadestånd till anställda och till facket.

Medlemsföretag i Teknikföretagen kan ladda ner en utförlig handledning över vad som gäller för elektronisk dokumentation inom arbetsrätten i Arbetsgivarguiden på Teknikföretagens webbplats.