Så lyckas du med hybridledarskapet

Hybridledarskap i sig är egentligen inget nytt, däremot beteckningen på det.

– Den finns två typer av hybridledarskap. Den ena har funnits länge, till exempel i globala företag där chefen kan ha en del medarbetare nära sig och andra på annan ort eller till och med i ett annat land. Detta har traditionellt kallats för distribuerat ledarskap. Den andra typen handlar om flexibla arbetsplatser där människor kan komma till jobbet, men kan också välja att jobba på annan plats. Det kallar vi för WFA, alltså ”work from anywhere”, säger författaren och ledarskapsexperten Antoni Lacinai.

Det nya är egentligen omfånget - att arbeta hemifrån har blivit vardag för de med jobb som tillåter det. När samhället nu har öppnat upp ställer det stora krav på arbetsgivare och chefer att organisera arbetet utifrån ett nytt nu-läge.

– Det gäller att inse att i en hybridvärld är inte den fysiska arbetsplatsen plan A och distansarbete plan B. De är båda plan A. Med den inställningen kan hybrida lösningar ta vara på det bästa av båda världar.

Jobba med kommunikation och kultur för att skapa vi-känslan

Antoni Lacinai menar att hybridarbete förenar det bästa av två världar. Om man hanterar det på ett bra sätt det vill säga. Gör man det inte finns det en risk att det uppstår två olika kulturer i organisationen.

– Det kan lätt bli vi och dom, som i ”vi som jobbar och de som sitter på kontoret och äter bullar”. Som ledare är det därför oerhört viktigt att jobba mycket med kommunikationen och kulturen för att skapa en vi-känsla.  Nyckeln här är tillit, vilket jag för övrigt tycker är det vackraste svenska palindromet. Detta därför att det finns en stark koppling mellan tillit och arbetsprestation. I en hybridledarvärld finns det inte plats för micro-management.

Ledarskapet ställs verkligen på sin spets i hybridtillvaron, vilket kan vara en utmaning. Antoni Lacinais tips är att ta hjälp av de som chefen leder.  

– Involvera medarbetarna. Ställ frågan till dem - om vi är ett riktigt bra hybridteam, hur är vi då?  Se till att utnyttja den kollektiva intelligensen, det är en otrolig kraft.

Hur får man då till detta i praktiken? Antoni Lacinai menar att nyckeln till framgång är att se hybridledarskap som lika med digitalt ledarskap.

– Hybridledarskap är digitalt ledarskap med en twist och twisten den är att ibland vill ni ses fysiskt.

Därför ska chefen som leder en blandad grupp, där en del medarbetare är på kontoret och andra jobbar på distans, alltid utgå från de som inte är på plats fysiskt, påpekar han.

– Utgå från de som är på distans. Det gäller även möten - de ska ske på distansarbetarnas villkor. Annars är det lätt att de som distansjobbar känner sig utanför, när de på plats småpratar utan att de på distans kan höra vad de säger. Eller säg att ni under mötet ritar på en tavla som inte täcks av kameran och de på distans kan inte se det ni gör. Att inte vara inkluderade påverkar deras engagemang negativt.

Fika? Bara om det är lika för alla

Istället kanske alla mötesdeltagare, oavsett var de befinner sig, ska sitta vid varsin laptop och hörlurar i sina rum. Tar man vara på möjligheterna med de många digitala kanaler som finns med till exempel breakout sessions, chatt eller menti kan man få till interaktivitet och delaktighet, påpekar Antoni Lacinai.

Om alla ska känna sig inkluderade i teamet är det inte alltid en bra idé att bjuda på fika på möten.

– Bjud inte på bullar på ett fysiskt möte så att de som är på distans får titta på när ni äter bullar. Det skapar inte en bra känsla. En chef jag träffade invände att ”men att bjuda på bullar är ett bra sätt att få medarbetarna att komma till kontoret”. Jag är inte helt säker på det. Jag tror att risken är större att det skapar missämja. Se istället till att behandla alla lika, säger Antoni Lacinai.

Det går oftast att hitta ett digitalt sätt

Ledarskapsmetoden ”management by walking around” används av en del chefer för att skapa synlighet och delaktighet och lyssna och lära av medarbetarna. Hur kan man göra det digitalt?

– Den digitala motsvarigheten är att slå en signal, skriva i chatten eller liknande. Använd Slack, Messenger eller varför inte telefonen - lyft luren och prata med dina medarbetare. Men gör det inte för att kontrollera utan för att bygga relationer med dem. Se det som en ständigt puttrande dialog.

Det är inte ovanligt att chefer säger till sina medarbetare att ”min dörr är alltid öppen”. Hur kan man som ledare visa att man är lyhörd och tillgänglig i en digital kontext?

– Den digitala motsvarigheten till öppen dörr är hur tillgänglig du som chef är. Det kan till exempel handla om hur snabbt du svarar på mejlen, chatten osv. Men det är onekligen lite svårare att göra detta digitalt, konstaterar Antoni Lacinai.

Se upp för proximity bias

Som chef för ett blandat team gäller det att vara uppmärksam på det som på engelska kallas för proximity bias. Detta är enligt forskningen en tendens att favorisera de som är i vår omedelbara närhet, i detta fall alltså de som arbetar på plats på kontoret.

– Arbetar du på distans är det möjligt att du inte får ta hand om det nya spännande projektet även om du är mest lämpad. Chefen tar hellre någon som är nära rent fysiskt även om den personen inte är mest lämpad.  De som är på plats favoriseras.

Proximity bias sker ofta omedvetet.

– Det här är något för chefen att vara uppmärksam på. Likaså behöver man vara uppmärksam på ett annat fenomen som handlar om att chefen dumpar tråkiga arbetsuppgifter på den som är nära fysiskt, även om den personen inte den som är mest lämpad för uppgiften. Det är helt enkelt lättare att lägga uppgiften på den medarbetare som är på plats på kontoret.

Kanske bör kontoret nu bli ännu större?

Frågan är dock hur många kontorsplatser det kommer att finnas framöver? Media har återkommande rapporterat att många företag nu funderar på att dra ner på kontorsytan därför att man tänker att ytan kommer att vara överflödig när många medarbetare vill fortsätta arbeta på distans. Antoni Lacinai är inte övertygad.

– Jag hör företag säga att de kanske ska minska på kvadratmeterytan. Men jag undrar om det kanske är så att de borde öka den istället. Därför att när jag som medarbetare kommer till kontoret och det är fullt – hur välkommen känner jag mig då? När man jagar yta så glömmer man lätt bort vad som är syftet med kontoret.