Dags för fler att införa visselblåsarkanaler

Sedan juli 2022 har företag med fler än 249 anställda varit skyldiga att inrätta så kallade visselblåsarkanaler. Nu utvidgas skyldigheten till att även inkludera medelstora företag. Senast den 17 december i år måste företag med mellan 50 och 249 anställda också inrätta visselblåsarkanaler. Dessa system kan exempelvis vara en digital plattform eller en telefonlinje.

– Det finns inga direkta formkrav för hur kanalen ska vara, men det måste vara möjligt att rapportera både skriftligt och muntligt. Och om så begärs ska det kunna rapporteras även vid ett fysiskt möte, säger Anton Wemander Grahm, arbetsrättsjurist Teknikföretagen.

Med visselblåsarkanaler menas att det måste finnas ett system eller kanal på plats där anställda och andra som är delaktiga i verksamheten kan rapportera om arbetsrelaterade missförhållanden.

– Detta gäller för de missförhållanden som det finns ”ett allmänintresse av att informationen kommer fram”, säger Anton Wemander Grahm.

Det betyder att de missförhållanden som rapporteras in i regel inte ska handla om enskilda personkonflikter eller en anställds missnöje med ledningen, utan vara av mer systematisk karaktär.

– Det kan exempelvis handla om att bolaget bryter mot lagar, regler – även i mycket särskilda fall interna sådana – eller föreskrifter. Som till exempel att det inte följer regler för miljöskydd eller skatteregler. Annat som kan rapporteras är om det finns en systematisk kultur av exempelvis sexuella trakasserier mot anställda. Sådant kan det i vissa fall finnas ett allmänintresse av att det kommer fram.

Inte bara för anställda

Anton Wemander Grahm påpekar att det finns detaljerade regler för hur visselblåsarkanalerna ska vara utformade, vilka som ska utreda missförhållandena, hur utredningen av ärendet ska gå till samt hur man ska återkoppla till de personer som rapporterar in.

– Det är inte bara arbetstagare som skyddas av visselblåsarlagen. Även andra som berörs av verksamheten, som exempelvis arbetssökande, praktikanter och konsulter, inkluderas. Ledning och aktieägare som är verksamma i bolaget har också rätt att använda sig av rapporteringssystemet.

– Den som rapporterar om något som omfattas av lagens tillämpningsområde får också ett visst skydd av lagen. Arbetsgivare får inte vidta några repressalier mot den person som rapporterar, som att den blir uppsagd, omplacerad eller får en sämre lön.

Anton Wemander Grahm tillägger att en arbetsgivare inte får hindra en person från att rapportera. Företaget är också skyldigt att dokumentera en muntlig rapportering om en sådan görs. Däremot finns det ingen skyldighet att tillhandahålla möjligheten till anonym rapportering.

Efter att en person har gjort en rapportering ska personen få en bekräftelse om att den är mottagen inom sju dagar från mottagandet. Inom tre månader från bekräftelsen ska företaget också ge återkoppling angående de åtgärder som har vidtagits eller som är pågående, men också om ärendet har lagts ner.

– Hur återkopplingen ska ske är inte reglerat, men den inrapporterande personen bör få kunna ta del av återkopplingen utan större ansträngning, till exempel via samma digitala verktyg som den rapporterade i. Det finns däremot ingen skyldighet att återkoppla till personen om den har rapporterat anonymt.

Även rapportera externt

De utredare som ansvarar för att hantera det som har rapporterats in måste vara oberoende och självständiga. De ska också bedriva utredningen med tystnadsplikt, säger Anton Wemander Grahm.

– Det är en av de vanligaste frågorna vi får från företagen: Vem är oberoende och hur kan vi säkerställa det? Man får titta på varje enskild organisation och kontrollera vem som är bäst lämpad för uppdraget.

Den som ansvarar för en utredning ska också komma med förslag på om det ska vidtas några åtgärder eller inte i ärendet, utifrån det som har rapporterats in.

– I mindre bolag kan uppgiften om att ta hand om rapporteringsärendena exempelvis hanteras av HR-avdelningen eller motsvarande. Större företag har ofta personer som jobbar med regelefterlevnad. Även en tredje part, som externa rådgivare, får anlitas för att ansvara för rapporteringsärendena. 

Anton Wemander Grahm säger att det inte finns något direkt krav på utbildning som utredarna måste ha.

– Däremot måste dessa få tillräcklig utbildning och resurser för att kunna bedriva ett självständigt arbete och ha de kunskaper som krävs för att arbeta med det.

Anton Wemander Grahm förklarar att personer som rapporterar om ett missförhållande också kan välja att göra det externt, till en myndighet i Sverige eller i EU. Skyddet mot repressalier gäller även då.

– Beroende på vad missförhållandet handlar om kan personen vända sig till relevant myndighet. Man kan till exempel vända sig till Finansinspektionen om företaget bryter mot finansiella regelverk. Eller till Skatteverket vid skattebrott.

Dela kanal med koncern

Företag som är medlemmar i Teknikföretagen och som ingår i en koncern kan inrätta en gemensam rapporteringskanal för hela bolagsgruppen, berättar Anton Wemander Grahm.

– Bolag mellan 50 och 249 anställda kan dela visselblåsarkanaler enligt lagen. Utöver det har Teknikföretagen ingått ett kollektivavtal som gör det möjligt för bolag med fler än 249 anställda att dela rapporteringskanaler inom koncernen.

Bolag med färre än 50 anställda kan välja att inrätta rapporteringskanaler, men har ingen skyldighet att göra det.

Det är som regel Arbetsmiljöverket som har i uppdrag att kontrollera att företag har inrättat rapporteringskanaler.

Läs mer om visselblåsarkanaler i Arbetsgivarguiden.