Dialog avgörande vid arbete på distans

Arbetsgivaren ansvarar för att undersöka och bedöma risker i arbetsmiljön, vilket under covid-19 pandemin är en utmaning för många företag. En av åtgärderna för att minska smittspridning är att under en period låta de som kan jobba hemifrån. När medarbetarna jobbar hemifrån är det ur arbetsgivarens perspektiv främst två aspekter som är viktiga.

Det ena är att arbetsgivaren fortfarande har ansvaret för arbetsmiljön även när medarbetarna jobbar hemifrån. Det arbete som sker hemifrån är typiskt sett arbete vid dator. Riskerna med detta kommer framför allt att vara ergonomiska och bero på hur arbetsplatsen är utformad med stol, bord, arbetsyta, belysning, dator och datoruppkoppling mm.

– Här gäller det att försöka lösa de risker i arbetsmiljön som uppstår i dialog mellan arbetsgivare och medarbetare. Som chef kan man därför ställa frågor kring hur hemarbetsplatsen ser ut. Tipsa gärna om att det är viktigt att ta pauser och byta arbetsställning då och då. Kanske går det att fixa så att man kan växla mellan sittande och stående även hemma, säger Kresimir Iveskic som tillsammans med Malin Nilsson arbetar med arbetsmiljöfrågor på Teknikföretagen.

Arbetsgivaren tar sitt arbetsmiljöansvar för hemarbetet bland annat genom att ge medarbetarna förutsättningar för att arbeta hemifrån.

– Det kan innebära att ge råd om hur man får till en bra arbetsplats hemma, vilken utrustning som behövs, vilka möjligheter det finns att låna utrustning från arbetsplatsen, lathundar kring hur man kopplar upp sig mot företaget system, skydds- och sekretessregler mm, säger Malin Nilsson.

Den andra aspekten handlar om kontakten och dialogen med medarbetarna. Med arbete hemma ändras vårt sätt att kommunicera. På kontoret möts vi i korridoren, på lunch, vid kaffeautomaten och vi har lätt att stämma av med varandra vid korta möten. Det är oftast lättare för chefen att stämma av hur arbetet går och hur medarbetare mår. När vi i större utsträckning arbetar hemma blir det viktigt att också komma fram till hur vi ska kommunicera.

Därför bör chef och medarbetare komma överens om hur de ska hålla kontakt och stämma av arbetet.

– Är du chef, uppmuntra att kontakt blir av och var lyhörd för frågor och problem med hemarbetet. Kommunicera mera! Om du till exempel är osäker på hur något uppfattas över mejlen, lyft luren. Hellre en gång för mycket än en gång för lite. Det är jätteviktigt i ett sådant här läge, menar Malin Nilsson.

Viktigt skapa rutiner för arbetsdagen - glöm inte pauserna!

Distansarbete kan också leda till att gränserna när arbetsdagen börjar och slutar blir oskarpa. Här är det viktigt att skapa rutiner för sig själv när man ska börja sin arbetsdag, när den ska sluta och att man lägger in pauser och om möjligt lite fysisk aktivitet med viss regelbundenhet. Det kan tyckas självklart men är bra att påminna om.

Beroende på hur hemmiljön ser ut kan den förstås vara mer eller mindre lämplig för arbete.

– Tidsaspekten är förstås också en viktig faktor. Hur länge arbetet ska eller kan bedrivas hemifrån beror på flera faktorer och är olika från fall till fall. I den situation vi befinner oss i handlar det om att göra det bästa av en mycket svår global situation som ingen har kunnat förutse. Ställningstaganden kring hemarbete behöver därför hela tiden omprövas, konstaterar Kresimir Iveskic.

Håll dig informerad och uppdaterad:

På Arbetsmiljöverkets webbplats finns mer information om arbetsmiljöfrågor.

Prevent har tagit fram checklistor för bland annat distansarbete som är ett bra stöd i arbetsmiljöarbetet.

Europeiska arbetsmiljöbyrån EU-Osha har utformat en vägledning till arbetsgivare med anledning av covid-19 och dess påverkan på arbetsplatsen.