Hög tid att planera för semestern

Semesterlagen ger alla anställda rätt till fem veckors semester per år. Rätt till ytterligare semesterdagar kan regleras i kollektivavtal eller i anställningsavtal.

– Det är arbetsgivarens skyldighet att se till att medarbetare tar ut minst 20 semesterdagar under semesteråret, säger Teknikföretagens rådgivare Charlotte Bååth.

En arbetsgivare som betalar ut semesterdagar enbart i pengar och inte ser till att den anställde även tar ut ledighet kan riskera att i efterhand få betala skadestånd till densamma. Det har då ingen betydelse om det varit på medarbetarens önskemål.

– Det finns egentligen bara tre situationer där arbetsgivaren, enligt semesterlagen, får betala ut semesterdagar utan att ledighet tas ut. Det handlar om när en anställning upphör, vid korta anställningar och när semester inte kunnat läggas ut därför att medarbetaren är långtidssjuk eller frånvarande av annan anledning.

Den så kallade huvudsemestern ska normalt förläggas till sommaren. Alla anställda har rätt till fyra veckors sammanhängande semester under perioden juni-augusti. En del företag har semesterstängt och i andra företag rullar verksamheten på i stort som vanligt och arbetsstyrkan tar semester så att säga i skift.

Arbetsgivaren är skyldig att MBL-förhandla om huvudsemesterns förläggning. Kommer man inte överens är det arbetsgivaren som bestämmer.

– Sätt igång processen tidigt. Be de anställda lämna in sina önskemål för sommarledighet. Gör det i god tid, eftersom arbetsgivaren vid ensidig utläggning måste meddela de anställda senast två månader före ledighetens början, säger Charlotte Bååth.

Glöm inte nyanställda som inte tjänat in semester 

För företag som väljer att hålla stängt under semestern gäller det att inte glömma bort att eventuella nyanställda kanske inte har hunnit tjäna in fyra veckors semester ännu. Det går inte att tvinga en sådan medarbetare att ta semester.

– Här måste arbetsgivaren ta en dialog med medarbetaren. Kan den tänka sig att ta ut obetalda semesterdagar eller kanske vara tjänstledig? Man kan också komma överens med medarbetaren om förskottssemester. Det betyder att den anställda kan ta ut semester i förskott med vanlig lön, men utan så kallat semestertillägg.

Detta coronaår kan det säkert hända att fler anställda än vanligt har kvarstående semesterdagar och inte har tagit ut minst 20 dagar.

– Det är hög tid att gå igenom semestersaldona och ta en dialog med medarbetare så att de planerar in ledigheten före den 31 mars. Finns det semesterdagar kvar bör inte annan ledighet som till exempel kompledighet beviljas före semester.

När det nya semesteråret börjar den 1 april ska arbetsgivaren informera de anställda om hur många intjänade semesterdagar de har, samt i vilken mån dessa är betalda eller obetalda, säger Charlotte Bååth.

De äldsta dagarna ska tas ut först

Semesterlagen säger att om arbetstagaren vill spara semesterdagar eller ta ut sparade dagar ska arbetsgivaren informeras om detta.

– Det är min erfarenhet att man väldigt sällan redan i början av semesteråret vet om man vill spara dagar eller inte, så här gäller det att vara pragmatisk.

Sparad semester ska tas ut i åldersordning, dvs de äldsta dagarna ska tas först. Innevarande års semesterdagar måste alltid tas ut före sparade dagar.

Medarbetaren ska tala om för arbetsgivaren i förväg att den planerar att ta ut sparad semester. Om det handlar om mer än fyra sparade semesterdagar ska de tas ut i samband med huvudsemestern, om inget annat kommit överens med arbetsgivaren. Om den anställde vill ta ut den sparade semestern vid ett annat tillfälle än vid huvudsemestern, ska arbetsgivaren meddelas senast två månader i förväg.

Om medarbetaren inte tagit ut alla semesterdagar och heller inte aviserat att dagarna ska sparas kan arbetsgivaren bestämma när de ska tas ut. Det här är något som alla arbetsgivare inte är medvetna om, säger Charlotte Bååth.

Arbetsgivaren förfogar över ”femte semesterveckan” och kan efter samråd med arbetstagaren bestämma när den ska läggas ut. Den anställda ska dock meddelas om det två månader i förväg.

Dyrbart att inte ha ordning på dagarna

För att undvika obehagliga överraskningar är det viktigt att arbetsgivaren sätter upp en rutin för att hålla koll på både sparade och innevarande års semesterdagar.

– Se till att du som chef efter huvudsemestern verkligen går igenom dina medarbetares semestersaldon. Upptäcker du då att en medarbetare inte tagit ut 20 dagar semester måste du omgående prata med den personen. Man kanske tror att man på kort sikt gör den anställde en tjänst genom att säga att du inte behöver ta ut dina 20 dagar. Men nästa år kommer nya dagar och man kommer aldrig ikapp.

Dagar läggs till dagar som blir till en stor semesterskuld som i slutändan kan stå företaget riktigt dyrt.

– Det är inte helt ovanligt att företag hör av sig till oss på Teknikföretagen och undrar om de verkligen måste betala ut semesterdagarna när chef x, som har 90 sparade semesterdagar, slutar i företaget. Och ja, det måste företagen göra om de inte vill bryta mot semesterlagen.

I Arbetsgivarguiden på teknikforetagen.se finns mer information för Teknikföretagens medlemsföretag om allt som arbetsgivaren behöver veta när det gäller semester.