Så hanterar du bluffakturor

Inför sommarsemestern skickas det ut fler bluffakturor än vanligt. En av anledningarna är att det under semestern börjar sommarvikarier på företagen, som kanske inte har lika bra koll på faktureringsrutinerna som den ordinarie personalen.

– Den här typen av bluffhandlingar ökar i mängd varje semester, även under jul och nyår. De ökar både under själva semestern och inför den då folk har mycket att göra och inte hinner granska mottagna handlingar lika noga, säger Andrea Ploman, affärsjurist på Teknikföretagen.

– Dessa oseriösa företag väljer ofta att rikta in sig på mindre eller medelstora företag som kanske inte har en lika upparbetad rutin kring hantering av fakturor och offerter som större företag.

Andrea Ploman förklarar att det finns olika typer av bluffakturor. Det kan till exempel vara ett säljerbjudande som har utformats som en faktura.

– Vid första anblick ser det ut som en vanlig faktura men om man läser det finstilta så framgår det att det är ett erbjudande av något slag.

– Det kan även vara en faktura från ett företag som man har varit i kontakt med innan – men fakturan avviker ifrån vad man har avtalat om.

– Det kan också vara en faktura från ett företag som man har varit i kontakt med sedan tidigare, men där man upplever att fakturan har föregåtts av ett vilseledande från säljaren som kan anses vara bedrägligt.

Viktigt att läsa det finstilta

Utöver falska fakturor finns det även andra typer av handlingar som kan vara bedrägliga. Till exempel kan en blankett vara utformad för att man ska signera den för att ”avbeställa en tjänst”.

– Någon kan exempelvis ha ringt till ett företag och hävdat att företaget har en annonsering hos dem. Då svarar företaget att man inte vill ha den annonseringen och blufföretaget skickar då i väg en blankett där man kan signera för att ”avbeställa tjänsten”, säger Andrea Ploman och fortsätter:

– Men när man sedan läser igenom blanketten noggrant så ser man att det egentligen är ett avtal för att teckna tjänsten som man skriver på. Därför är det viktigt att man läser all text, inklusive det finstilta, eller om det står något på baksidan av blanketten.

Andrea Ploman säger att sätten som blufföretagen försöker lura andra företag på blir alltmer avancerade. Till exempel kan det förekomma handlingar där vissa delar är på engelska, med syftet att göra det svårare för mottagaren att förstå innehållet.

Fyra saker att tänka på

För att undvika att bli lurad kan man ha fyra saker i åtanke, påpekar Andrea Ploman. För det första ska man aldrig ingå avtal på telefon. Man ska aldrig tacka ja till något utan i stället be om en skriftlig offert på erbjudandet.

– Går säljaren inte med på att skicka en offert ska man tacka nej och lägga på.

Det andra man ska tänka på är att inte betala fakturor som kommer utan föregående kontakt. Man ska kontrollera alla mottagna fakturor, om man har något avtal på dem och om de kommer från rätt leverantör.

För det tredje så ska man informera de anställda om att fenomenet med bluffakturor förekommer och att aldrig tacka ja till något via telefon.

– Det fjärde är att man har säkra interna rutiner för hantering av fakturor, offerter och liknande handlingar.

Får man in en faktura eller annan handling som verkar suspekt rekommenderar Andrea Ploman att man kollar upp om avsändarens namn dyker upp på branschorganisationen Svensk Handels varningslista.

– Ibland kan man också få fram ganska mycket information genom att söka på internet. Andra människor kan ha varnat för det företaget i olika nätforum.

Att bestrida en faktura

Andrea Ploman säger att en vanlig missuppfattning är att alla har 14 dagars ångerrätt efter att ha köpt något på distans, som via telefon. Men detta gäller bara för privatpersoner. Näringsidkare har inte den ångerrätten.

Om ett blufföretag efter en kontakt påstår att man har tackat ja till ett avtal med dem och skickar en faktura som man tycker är felaktig ska man så snabbt det går bestrida kravet skriftligen.

– Det är bra att göra det via mejl för då har man ett datum för bestridandet som man kan spara och man kan begära ett leveranskvitto av mottagaren. Kommer det påminnelser om fakturan ska man bestrida dem på samma sätt. 

Andrea Ploman säger att företaget kan hota med att det kommer att skicka fakturan till ett inkassoföretag eller Kronofogden, men hon poängterar att om man har bestridit en faktura så bör inte företaget skicka den till vare sig inkasso eller Kronofogden.

– Det kan vara så att företaget ändå skickar vidare kravet till Kronofogden som då felaktigt skickar ut ett betalningsföreläggande. I så fall är det viktigt att man även här svarar att man har bestridit fakturan, bifogar en kopia på mejlet och anger bakgrunden till varför man har bestridit fakturan. För att gå vidare med sitt krav måste företaget då väcka talan hos domstol.

Fler åtgärder att ta till

Om man ändå har råkat gå med på något erbjudande via telefon finns det möjligheter att eventuellt kunna ta sig ur ett avtal som man inte hade för avsikt att teckna. Bara för att ett företag påstår att man har ingått ett avtal så betyder det inte att avtalet är bindande. För att ett bindande avtal ska anses ha uppkommit krävs det att parterna har haft en gemensam avsikt och vilja att ingå avtalet.

– Och även om det har uppkommit ett bindande avtal kan omständigheter som inträffade före eller vid avtalets ingående medföra att man kan ogiltigförklara det. Om ett avtal till exempel har framkallats genom svikligt förledande så kan man ogiltigförklara det, förklarar Andrea Ploman.

Ytterligare en åtgärd som kan vara möjlig att ta till för att ta sig ur situationen är att visa, i de fall då ett avtal har ingåtts av exempelvis en sommarvikarie via telefon, att den personen inte hade behörighet att ingå ett avtal.

– Sedan är det inte alltid så enkelt som att det bara är firmatecknare som har rätt att ingå avtal, men det är i alla fall ett sätt att försöka slippa vara bunden av ett felaktigt avtal.

Har man varit i kontakt med ett blufföretag som har försökt lura en kan man anmäla företaget till Svensk Handels varningslista. Man kan även polisanmäla företaget. 

– Vad gäller polisanmälan fungerar det mest som påtryckningsmedel, för polisen kommer sannolikt att skriva av det mot bakgrund av att det är en civilrättslig tvist.

Vaksam med vissa erbjudanden

Andrea Ploman säger att något som hon har märkt förekommer en del är blufföretag som hör av sig angående domänregistreringar, topplaceringar på sökmotorer och annonsering.

– Till exempel så kanske det ringer ett företag och säger att de har en kund som vill registrera ens företagsnamn som internetdomän. De erbjuder då företaget att köpa domänen först. Ofta är det bråttom och man måste ingå avtal direkt. Detta bör man alltid vara misstänksam mot.

En annan vanlig bluffmetod gäller sökmotoroptimering. Ett blufföretag kan till exempel hävda att det kan göra att ens hemsida hamnar högt upp på Googles sökresultat. Men i realiteten gör företaget inte något för att förbättra ens placering.

 – Därför är det bra att vara extra vaksam på företag som hör av sig angående dessa typer av tjänster, och kolla om de är seriösa, avslutar Andrea Ploman.

Mer information om bluffakturor finns på Teknikföretagens affärsjuridiska guide.