Tillbaka till kontoret: hur gör vi?

Den 29 september tas Folkhälsomyndighetens allmänna råd om att arbeta hemifrån bort.

Betyder det att alla anställda nu kan komma tillbaka till kontoret?

– Ja, i princip. Det finns i alla fall ingen information från Folkhälsomyndigheten som talar däremot - det finns inga begränsningar när det gäller hur många som kan vistas på ett kontor, konstaterar Teknikföretagens arbetsmiljörådgivare Malin Nilsson.

Hon råder dock företag att göra upp en plan för återkomsten som kommuniceras till medarbetarna.

– Arbetsgivaren ansvarar för att identifiera och åtgärda risker i arbetsmiljön.  När planen för återgång tas fram är det läge att fundera över de risker som kan uppstå i samband med återkomsten. Gör detta i samverkan med arbetsmiljöombuden.

Till exempel kanske man kommer fram till att det av olika anledningar inte är lämpligt att alla kommer tillbaka på samma gång utan att återgången bör göras pö om pö.

– Alla verksamheter är olika och kontoren har varit nedstängda i olika grad så här kommer olika företag att komma fram till olika lösningar. Den fortsatta smittrisken är dessutom bara en del, det kan finnas andra risker i återgången som också behöver bedömas och åtgärdas, påpekar Malin Nilsson.

Var flexibel

Arbetsgivaren bör dock ha med i planeringen att planen kan behöva ändras.

– Det arbetsgivaren bestämmer och planerar nu inför återgången måste man nog också vara beredd att revidera och ändra beroende på vad som sker i övrigt i samhället. Man får nog acceptera en viss flexibilitet och osäkerhet.

Arbetsgivaren måste också förhålla sig till Arbetsmiljöverket som säger att i den rådande coronapandemin omfattar arbetsgivarens ansvar bland annat att minska riskerna för smittspridning och ohälsa på arbetet.

– Enligt vår uppfattning är det inte rimligt att arbetsgivare ska ta ett större ansvar för smittspridningen än andra delar av samhället. När restriktioner i övriga samhället tas bort och livet återgår till det normala bör detta även gälla på arbetsplatserna.

Men det finns fortsatt en del frågetecken.

– I produktionen på vissa företag där man jobbar tätt intill varandra har man till exempel använt munskydd under pandemin. Ska man fortsätta jobba med munskydd fastän det inte krävs i till exempel kollektivtrafiken, på fotbollsarenor eller andra ställen där många människor trängs med varandra? Det kan i så fall bli en pedagogiskt svår uppgift för arbetsgivarna att förklara för medarbetarna, säger Malin Nilsson.

Uppmana till avstånd

– Även om uppmaningar om två meters avstånd tas bort kan det finnas anledning för arbetsgivaren att fortsatt uppmana till att hålla avstånd. Till exempel genom att hålla möten i tillräckligt stora rum, uppmana till avstånd i lunchköer, sprida ut fikaraster, möblera luftigt, ha anslag uppsatta om avstånd och låta medarbetarna komma tillbaka i omgångar. Allt för att se till att återkomsten till kontoret inte drabbas av bakslag i form av smittspridning.

Det kan också vara värt att påminna om att den som har symtom även fortsatt ska stanna hemma och testa sig. Arbetsgivare bör i dessa fall underlätta för hemarbete.

Vad ska arbetsgivaren göra om smitta konstateras på arbetsplatsen?

– Hittills har vi inte sett någon reaktion från Arbetsmiljöverket på de förändrade rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten, vilket innebär att arbetsgivaren fortsatt måste anmäla exponering på arbetsplatsen som ett allvarligt tillbud och dokumentera de fall där exponering förekommit.

Det har blivit tydligt att föreskrifterna om smittrisker inte är skrivna för en pandemisituation och när pandemin är över bör de åter tillämpas som tidigare.

– Tillämpningen av Arbetsmiljöverkets regler behöver återgå till hur den var före pandemin. Då tillämpades reglerna för de som hanterar smittrisker i sin verksamhet, till exempel ett labb eller sjukvården. Det är inte så svårt att i en verksamhet som hanterar virus förstå vad ett allvarligt tillbud är. Det kan vara att den personliga skyddsutrustningen som ska skydda mot smitta inte använts eller inte fungerat eller att ventilationen inte fungerat. Men vad som är ett allvarligt tillbud i industrin där inte virus hanteras i verksamheten är inte lika lätt att förstå. Det är viktigt att det snabbt kommer ett tydliggörande från myndigheten.

Uppmärksamma tecken på oro och ohälsa

Arbetsgivaren ansvarar inte enbart för den fysiska arbetsmiljön utan också för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det finns farhågor om att den psykiska ohälsan kan ha ökat under pandemin. Det kan i alla fall har varit svårare att upptäcka ohälsan när mycket av kontakterna har skett digitalt, vilket vi också skrivit om tidigare här i magasin t: och som Teknikföretagen nyligen arrangerade ett webbinarium om.

– Det är tidigt att redan nu dra slutsatser om hur pandemin och hemarbetet har påverkat oss. Men det är bra att som chef vara förberedd på att medarbetare kanske inte mår bra och att det blir tydligare när man kommer tillbaka till kontoret. Uppmärksamma tecken på oro och ohälsa, fysisk såväl som psykisk. Se till att ha rutiner på plats så att alla vet vem man ska vända sig till, säger Malin Nilsson.

I Arbetsgivarguiden på teknikforetagen.se finns mer matnyttig information för Teknikföretagens medlemsföretag när det gäller återkomsten till arbetsplatsen.