Högre produktivitet med kommunikativa ledare

Ett sätt är att utbilda chefer, som de gjort på Sandvik Machining Solutions och Volvo Group.

Företagen har deltagit i flera forskningsprojekt, ledda av Catrin Johansson, professor i organisationers kommunikation vid Mittuniversitetet. I det senaste projektet kartlades företagens interna utbildningar, i flera olika länder. Målet var att kunna säga mer om hur en bra utbildning ser ut.

Vinsterna med kommunikativt ledarskap är påtagliga.

– Mycket forskning har visat att kommunikation påverkar sådant som sjukfrånvaro, hälsa hos medarbetarna och om man får behålla sin personal. Med ett öppet klimat kan man prata om problem innan de blir stora. Då blir också arbetsmiljön bättre, säger Catrin Johansson.

Medarbetarna kan lägga ihop ett och ett

Hon uppmanar ledare att våga kommunicera även i lägen då de själva inte har hela bilden klar för sig.

– Det är jättevanligt att vänta. Men det man bör göra är att kommunicera att ”det här vet vi nu, och vi återkommer så fort vi vet mer”. Annars uppstår lätt rykten. Medarbetarna kan lägga ihop ett och ett. 

För Volvokoncernen ökade intresset för kommunikativt ledarskap i samband med en medarbetarenkät 2013, berättar Kennie Kjellström, director communicative leadership.

– I enkäten fanns ett index som mätte hur väl kommunikationen fungerade när det gällde bland annat strategisk inriktning och mål. Vi kunde se att det fanns en förbättringspotential för mellancheferna, som befinner sig i ett stort och utmanande flöde av kommunikation.

Att använda kommunikation för att uppnå ett mål

I samarbete med Volvo Group University utvecklades utbildningen ”Communicating for results”, med syfte att förbättra chefernas kommunikationsförmåga för att öka medarbetarnas engagemang och åtagande, ”commitment”. Satsningen har gett resultat, säger Kennie Kjellström.

– Många av cheferna har ökat sin förståelse för hur kommunikation kan användas för att uppnå ett mål. I utvärderingar säger de att utbildningen är praktiskt användbar.

Fokus på det kommunikativa ledarskapet i stort

Målet var att träna hälften av de omkring 10 000 cheferna mellan 2014-2020. I början av det här året hade omkring 4 100 gått utbildningen.  Under utbildningen har cheferna jobbat med fall kopplade till sin egen verksamhet. Planeringsverktyget har till exempel använts för att få återförsäljare att hantera sina lager av fordon på ett effektivt sätt, för att minska antalet fel i en process och för att utveckla kundrelationer.

Utbildningen fokuserar inte på ett speciellt område, som till exempel ”leda i förändring”.

– Vi bygger den kring det kommunikativa ledarskapet i stort. Då kan man i princip använda den till vad det än handlar om, säger Kennie Kjellström.

En viktig del i utbildningen är att sätta upp mål och att inte alltid göra som man brukar, säger han.

– En ryggmärgsreflex när man ska kommunicera något kan vara att sätta sig vid datorn och göra en powerpointpresentation. Men du som chef behöver fundera på vad du vill uppnå. Du bör också ha koll på var ditt team befinner sig. Är de till exempel positivt eller negativt inställda?

Att leda bra utan att kommunicera effektivt fungerar knappast

Ibland får detta ett lite skeptiskt mottagande.

– Jag kan få höra att vi vill utbilda våra chefer i att manipulera. Men nej, vi försöker bara få dem att bli så duktiga som möjligt på att kommunicera. Att leda bra utan att kommunicera effektivt fungerar knappast.

Kennie Kjellström vet att utbildningarna har gjort stor nytta, men påpekar samtidigt att det är svårt att mäta hur de påverkat det finansiella resultatet.

– Forskningen kan generellt sett påvisa ett värde av att träna chefer i kommunikation. Men det vore intressant om den också kunde påvisa sambandet mellan kommunikativt ledarskap och ett företags lönsamhet.

När Sandvik Machining Solutions ville ta reda på hur de bäst kunde stötta sina chefer inom kommunikation utgick de från extern forskning och intervjuer med egna och andras chefer. Det mest angelägna visade sig vara förändringskommunikation och att anpassa budskap till mottagaren, berättar Kristina Jämtelid, kommunikationsspecialist på företaget.

– Det klassiska är att företagsstrategier blir ganska övergripande och generella. Det kan det vara jättesvårt för cheferna att förmedla vad den innebär på teamets nivå, säger hon.

Att använda verkliga case var den stora framgångsfaktorn

Utbildningarna utgår precis som hos Volvo från chefernas vardag.

– Att använda verkliga case var den stora framgångsfaktorn för oss. Det blir en dubbel effekt när cheferna tränar kommunikation samtidigt som de löser något i sitt arbete.

Medarbetarenkäter visar på ett ökat engagemang

Sandvik har inriktat sig på ledningsgrupper, men också haft öppna utbildningar som chefer kunnat anmäla sig till. Ledningsgrupperna har blivit mer sammansvetsade efteråt och de som gått de öppna utbildningarna har fått ett nytt nätverk.
 

Innehållet i utbildningen tog Sandvik fram redan efter ett tidigare samarbete med forskningsteamet vid Mittuniversitetet.  Nu har de fått en bekräftelse på vad som fungerar. Medarbetarenkäter har visat på ett ökat engagemang, även om Kristina Jämtelid betonar att detta är ett resultat av flera aktiviteter.

Cheferna som gått utbildningarna har blivit mer medvetna om vikten av kommunikation.

– De vet att kommunikation inte enbart handlar om att skicka ett mejl, utan att man måste lägga tid på att planera sin kommunikation.

Tänk på hur kommunikationen ska påverka medarbetarna

Sandvik har tagit fram enkla verktyg som stödjer cheferna i arbetet, till exempel en mall där man kan fylla i tänkta mottagare och kommunikationens frekvens. 

– En annan bra övning är att plocka fram det viktiga i ett budskap. Många vill säga allt, men man ska tänka utifrån vad mottagaren faktiskt behöver veta.

De uppmuntrar också cheferna att tänka på hur kommunikationen ska påverka medarbetarna. Vad ska de veta, känna och göra? Kristina Jämtelids erfarenhet är att cheferna har ganska lätt att tänka på vad medarbetarna ska veta och göra men svårare för det där med känsla.

– För många är det lite nytt och svårt.

Gemensamt för utbildningar som fungerar bra är att de är anpassade till den egna organisationen, säger Catrin Johansson.

 
– Att någon annan varit nöjd med upplägget betyder inte att det passar hos er. Att ha en intern utbildare, någon som har kunskap om organisationen, är en otrolig fördel.  

Ta hjälp av den interna expertisen

Det är klokt att utnyttja den kompetens som finns inom organisationen.

– Många har utbildade kommunikatörer som det går att ta hjälp av. Traditionellt har det främst varit HR som ansvarat för ledarutbildningar, men när det gäller kommunikativt ledarskap kan båda funktionerna stärka varandra när de samarbetar.

En oväntad effekt av utbildningarna var för övrigt att kommunikatörerna blev mer synliga. Cheferna vet nu vem de ska vända sig till om de behöver hjälp att kommunicera ett krångligt budskap.  

Medarbetarna upplever att de kan påverka mer

Det allra bästa är om samtliga chefer utbildas, vilket de gjorde på Volvo Group Trucks Operation, anser Catrin Johansson.

– De har fått ett gemensamt språk kring ledarskap och kommunikation. Risken med att inte utbilda alla är att det blir en ojämn kunskapsnivå i organisationen.

Forskargruppen har intervjuat chefernas medarbetare.

– De har berättat om en tydlig förbättring. De tyckte att de kunde påverka mer. Vi vet sedan tidigare att om medarbetarna mår bra blir de mer effektiva och förändringsbenägna. Det blir lättare att upptäcka hot och att snabbt ställa om.

En medveten kommunikation kan bidra till snabbare problemlösning och minskade kostnader säger hon och ger ett exempel från en Volvofabrik i USA som var med i projektet. Chefen hade lärt sig att vara mer inbjudande till diskussion.

– Han gick runt till alla stationer på golvet, tog sig tid att stanna och prata. Han berättade också själv för sitt team vad som hände. Medarbetarna blev mer öppna. Det ledde till att chefen snabbare fick reda på om det uppstod problem. Färre bilar behövde tas ur linjen för att lackas om.

Catrin Johansson tycker annars att det är svårt att slå fast en koppling mellan utbildning i kommunikativt ledarskap och resultat mätt i pengar.

– Lönsamhet är kopplad till så många andra saker, som kvalitet på produkter eller tjänster, hur marknaden ser ut, om det pågår en pandemi eller inte. 

Framöver pratar vi mer om medarbetarnas ansvar för kommunikationen

Det kommunikativa ledarskapet kommer fortsätta att utvecklas, säger hon. I en tid av osäkerhet är det extra viktigt med dialog.

– De senaste 20 åren har kompetensen inom området ökat. Hittills har det varit mest fokus på chefen. Men nu tror jag att vi kommer att prata mer även om medarbetarnas ansvar för kommunikationen.