Åter till kontoret – det här ska du tänka på

Den 9 februari togs de flesta av de coronarelaterade restriktionerna i samhället bort. Det innebär att många arbetsplatser nu återgår till något som liknar hur arbetet såg ut före pandemin, med anställda som kommer tillbaka till kontoret efter månader – eller i vissa fall år – av hemarbete. Vad ska man som arbetsgivare tänka på när de anställda återgår till kontoret?

Malin Nilsson, arbetsmiljörådgivare på Teknikföretagen, säger att många företag har gjort en plan för återgång. Att göra det och att kommunicera den till de anställda är en bra idé.

– Det finns fortfarande en smittrisk i samhället. Det gäller att förhålla sig till den och vidta åtgärder om det behövs. Som arbetsgivare vill man, om det är möjligt, förhindra att personal blir sjuk. Därför kan en stegvis återgång vara bra och den bör utgå från de risker man ser i arbetsmiljön.

Alla verksamheter är olika och vad som fungerar på en arbetsplats kanske inte gör det på en annan, säger Malin Nilsson. Faktorer som hur det ser ut i lokalerna eller vilka arbetsuppgifter de anställda har kan spela roll.

Hon säger också att arbetsgivare inte ska behöva vidta strängare åtgärder på arbetsplatsen än vad rekommendationerna är ute i samhället. Men att fortsatt försöka hålla avstånd, god hygien och stanna hemma vid symptom är antagligen något vi får fortsätta med.

– Vi behöver nog fortsatt vara flexibla och beredda på att förutsättningarna kan ändras, att det kan komma en ny våg eller nya virus som man behöver hantera.

Under pandemin har arbetsgivare behövt anmäla misstänkt exponering av covid på arbetsplatsen som ett allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket. Dessa regler finns fortsatt kvar, men att rapportera exponering är svårt och ännu svårare nu när så många är och har varit smittade, säger Malin Nilsson.*

– Arbetsmiljöverket har dock ändrat på sina skrivningar kring det dokumentationskrav som funnits vad gäller bekräftad smitta på arbetsplatsen, i och med att det numera är svårt att få covid-19 bekräftad med PCR-test. Kravet finns dock fortsatt kvar inom sjukvården.

Hemarbete – hur blir det framåt?

Hur arbetsgivare väljer att göra framöver, när det kommer till hemarbete, varierar stort. Många arbetsgivare menar att möjligheten till flexibilitet kommer att öka mot hur det såg ut före pandemin. Det kan till exempel innebära att man kommer fram till att en viss del av arbetet kan ske hemifrån eller att varje arbetstagare får komma överens med chefen vid varje tillfälle.

– Individens, verksamhetens och arbetsgruppens behov och önskemål om hur arbetet ska bedrivas kan vara olika. Dessa önskemål är bra att fundera kring även om det är arbetsgivaren som i slutändan bestämmer hur det ska vara, säger Malin Nilsson.

– Det är viktigt att det blir tydlig för de anställda vad det är som gäller. Det är också bra att tänka på att det kan finnas olika förutsättningar för hemarbete för olika avdelningar och medarbetare på en och samma arbetsplats.

Malin Nilsson påpekar att ett nytt sätt att anordna arbetet ofta innebär en förändring av verksamheten. Vid en förändring av verksamheten säger arbetsmiljölagen att man ska göra en riskbedömning över det nya sättet att arbeta. Risker med det nya sättet att arbeta ska identifieras och åtgärdas innan förändringen genomförs.

– Tillåter man mer hemarbete är det viktigt att man identifierar vilka risker det innebär och vidtar åtgärder för att så långt det är möjligt minska riskerna. Det kan vara fysiska risker som hur man sitter hemma – exempelvis stol, bord, och bildskärm – men även sociala och organisatoriska. Hur får den som sitter hemma stöd från chefen? Hur sker kommunikationen med arbetsplatsen? Hur kommer arbetsbelastningen att se ut?

En grupp som kan behöva lite extra uppmärksamhet i samband med återgången till kontoret är de medarbetare som anställdes under eller strax före pandemin.

– Under pandemin har man inte kunnat följa de vanliga rutinerna för hur man tar emot nya medarbetare. Då kan det vara så att det behövs en ny introduktionsomgång, även om medarbetaren har varit anställd i ett år eller mer, säger Malin Nilsson.

– Något annat som chefen kan behöva tänka på är hur man får ihop sammanhållningen igen i arbetsgrupper som inte har träffats regelbundet. Om en del fortsätter att jobba hemifrån måste man även tänka kring hur man ska få ihop de fysiska träffarna så att de känns meningsfulla och fyller en funktion.

Vänja sig vid det nya

Att sitta hemma och jobba under pandemin har påverkat de anställda på väldigt olika sätt. Vissa tycker att det har passat deras livssituation medan andra anser att det har varit fysiskt eller psykiskt påfrestande. Samtidigt har det varit svårare för arbetsgivaren att ta reda på hur de medarbetare som har suttit hemma mår eller hur arbetet går.

Ohälsa bland personalen är något som en arbetsgivare behöver vara uppmärksam på och som ofta är lättare att identifiera när man träffas på kontoret.

– Som arbetsgivare måste man se signaler på hur arbetstagaren mår och ta tag i det. Dessa signaler upptäcks främst när vi pratar med varandra, exempelvis i samband med medarbetarsamtal och den löpande dialogen mellan chef och medarbetare, säger Malin Nilsson.

Många av de medarbetare som har vantrivts med att jobba hemifrån kommer antagligen att må bättre av att bara vara tillbaka på kontoret. Men för vissa kan det ta längre tid att vänja sig.

– Om ohälsa riskerar att påverka arbetsförmågan har arbetsgivaren även ett ansvar för arbetsanpassning. En arbetsanpassning kan se ut på många sätt. Det kan till exempel vara att man bestämmer att man har tätare uppföljande samtal eller att man planerar jobbet på ett annat sätt.

Återgången till kontoret och ett eventuellt nytt sätt att arbeta kan innebära att man behöver vänja sig vid något nytt och medarbetare kommer att tycka olika om detta.

– Det är viktigt att följa upp hur återgången går och vidta åtgärder där man ser att det behövs.

* Uppdatering: Från och med den 1 april 2022 behöver arbetsgivare inte längre anmäla misstänkt exponering av covid som ett allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket.

På Teknikföretagens hemsida finns det mer vägledning angående jobb hemifrån: Arbetsgivarguiden, hem- och distansarbete. Information om återgången till kontoret kan man hitta på Prevents hemsida: Återgång till arbetsplatsen. Ytterligare information om arbetsmiljöfrågor och corona hittar du här: Arbetsgivarguiden, arbetsmiljö med anledning av coronaviruset.