Återgång till kontoret – tänk på detta

– Det primära är att fortsatt ha kontroll på risker i arbetsmiljön. Både de som har med smittan att göra, men också andra risker som kan uppstå då medarbetare åter är på kontoret. Risker som identifieras ska åtgärdas. Åtgärderna ska följas upp och vid behov justeras, säger Teknikföretagens arbetsmiljöexpert Malin Nilsson.

Hon uppmanar företag att göra en plan för återgång till kontoret och att gå igenom vilka arbetsmiljörisker som följer med planen.

– Kommunicera planen och de åtgärder som ni vidtar. En del medarbetare kanske är oroliga inför att komma tillbaka till kontoret. Oron minskar och man känner sig tryggare om man har förtroende för att arbetsgivaren tar situationen på allvar och hanterar riskerna. Det är också viktigt att medarbetare vet till vem de kan vända sig om de ändå är oroliga.

Ska alla tillbaka samtidigt?

Man kan behöva tänka igenom om alla medarbetare ska komma tillbaka samtidigt eller om man ska vara flexibel och så att säga släppa på i omgångar.

– Alla verksamheter är olika och kontoren har varit nedstängda i olika grad så här får man avgöra från fall till fall vad som blir bäst, påpekar Malin Nilsson.

Många av de åtgärder som kan behöva vidtas för att fortsatt ha kontroll på smittspridningen är desamma som under pandemin. Åtgärder som går ut på att hålla avstånd och god hygien.

– Givetvis behöver arbetsgivaren också stämma av mot myndigheters och regioners information om smittläget.

Arbetsgivaren ansvarar inte enbart för den fysiska arbetsmiljön utan också för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Och möjligen är det här utmaningen kommer att ligga då många kommer tillbaka till kontoret efter att ha jobbat på distans i ett och ett halvt år.

– Den fysiska arbetsmiljön på arbetsplatsen och arbetsuppgifterna är förmodligen desamma som före pandemin. Det som kan vara nytt är att en del medarbetare har slutat, medan andra har börjat. För chefen handlar det om att få ihop gruppen igen – det blir en slags introduktion till arbetet, säger Malin Nilsson.

Den psykiska ohälsan kan ha ökat

Dessutom, det många befarar är att den psykiska ohälsan kan ha ökat under pandemin och det är något som arbetsgivaren bör vara uppmärksam på.

– Vi vet inte riktigt hur pandemin och hemarbete har påverkat oss. Men det är bra att som chef vara förberedd på att medarbetare kanske inte mår bra och att det blir tydligare när man kommer tillbaka till kontoret. Här är det viktigt att vara uppmärksam på sådana signaler och tecken hos medarbetarna, säger Malin Nilsson.

Arbetsgivaren har en skyldighet att ta reda på om någon behöver arbetsanpassning på grund av att hälsan påverkar arbetsförmågan. Arbetstagaren själv ska ha möjlighet att lyfta sitt behov av arbetsanpassning och arbetsgivaren ska se till att medarbetarna vet vem de ska vända sig till.

– Det är alltså nödvändigt med rutiner som är kända av alla. I vissa fall kan det kanske bli aktuellt att ta hjälp från företagshälsovården.

Exempel på tidiga tecken på psykisk ohälsa är när medarbetare

• ständigt arbetar över
• inte har tid att delta i möten och diskussioner
• inte kommer på fikaraster
• fastnar i problem som hen inte kan lösa
• ofta är uppe i varv
• börjar tappa engagemanget i sina arbetsuppgifter
• inte orkar med sina arbetsuppgifter som tidigare
• säger sig vara helt slut efter arbetsdagen och inte orkar med några fritidssysslor
• säger sig ha sömnbesvär
• börjar uttala tvivel på sin egen kompetens/bristande självförtroende
• hamnar i konflikter

– Uppmärksamma tecken på oro och ohälsa, fysisk såväl som psykisk. Se till att ha rutiner på plats så att alla vet vem man ska vända sig till, uppmanar Malin Nilsson.

Tips för chefer som oroar sig för en medarbetare:

• Sätt ord på de bekymmer du har om din medarbetare så tidigt som möjligt.
• Lyssna istället för att ge råd.
• Prata om hur hälsan påverkar arbetsförmågan.
• Titta på möjligheter för anpassningar i arbetet t ex förändring av arbetstider och anpassning av arbetsuppgifter eller utökat stöd. Förebygg ohälsa genom anpassning.
• Ställ frågor om föreslagna lösningar.
• Visa att du bryr dig.
• Kom överens om uppföljningssamtal.
• Ta stöd av till exempel HR eller företagshälsovård.

För många har det fungerat jättebra att arbeta på distans under pandemin, för andra har det inte passat lika bra. Undersökningar visar att många medarbetare vill fortsätta jobba på distans, åtminstone delvis. Samtidigt finns det de som säger att chefer inte varit lika positiva till hemarbete – man upplever att det har varit svårt att leda på distans.

–  Många företag funderar nu över hur man ska ha det med hemarbete i framtiden. Arbetsgivaren behöver se till verksamhetens såväl som arbetsgruppens och individens behov och önskemål. Dessa kanske inte alltid matchar, vilket kan resultera i missnöje. Kanske har medarbetare vant sig vid att slippa resorna till och från arbetet och hittat en ny balans mellan arbetsliv och fritid.