Så kan du hantera det nya arbets­livet

Undersökningar om hur vi vill jobba post-pandemi visar att en majoritet skulle föredra att blanda distansarbete med jobb på kontoret.

– Man vill inte tillbaka till att jobba på kontoret alla dagar utan man vill ha flexibilitet. Frågan är om det kommer att fungera i alla organisationer?

Det säger Lena Lid Falkman som är universitetslektor på Karlstads universitet och forskare vid Handelshögskolan i Stockholm. Hennes forskningsområden är kommunikation, ledarskap och det moderna aktivitetsbaserade arbetslivet.

Däremot visar en undersökning från Office Management att önskemålen skiljer sig något åt mellan chefer och anställda. Fler chefer än medarbetare vill att jobbet alltid ska utföras på kontoret. Kanske kan det ha att göra med att fler chefer upplever svårighet med distansarbetet än anställda. Enligt samma undersökning uppger hälften av cheferna att det är ganska eller mycket svårt att leda på distans.

Inventera arbetssätten i organisationen

Ett arbetsliv där arbete hemifrån mixas med jobb på kontoret ställer nya krav på både arbetssätt och ledarskapet.

– För att det här ska fungera kan det vara en bra idé att inventera arbetssätten i organisationen. Vad behöver göras på plats fysiskt på kontoret och vad är bättre att göra hemifrån?

Till exempel, säger hon, kan det passa bra att de dagar man är på kontoret så tar man både de kreativa mötena och de svåra samtalen, alltså sådana saker som gör sig bäst i fysisk form. De dagar man jobbar hemifrån har man digitala avstämningar.

En del kommer att jobba hemifrån för att göra fokusjobb, medan andra kanske åker in till kontoret för att fokusera eftersom de känner att de blir distraherade på hemmaplan, menar Lena Lid Falkman.

– Därför är det viktigt att kontoret inte bara är en plats dit vi går för att vara sociala. För det är det sociala som vi har saknat när vi jobbat hemifrån. Det måste även finnas utrymmen för de som behöver vara i fred för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Se upp för A- och B-lag

Det nya arbetslivet kräver också ett annat ledarskap.

– När man har medarbetare som flexar mellan att arbeta på kontoret och hemifrån är det extra viktigt att man som ledare är kommunikativ för att få med alla medarbetare. Det är viktigt att fundera över så att det inte uppstår ett A-lag och ett B-lag.

Hennes forskning visar att denna indelning redan uppstått under pandemin i vissa organisationer.

– I en del företag jag har tittat på finns det redan en uppdelning mellan hemma och kontoret. Ett konkret exempel är att de som är på kontoret småpratar och förbereder beslut inför ett möte där andra deltar på distans och sedan på mötet är allt redan beslutat. Det här är viktigt för chefen att undvika och balansera asymmetrin.

Just när det gäller möten bör man som chef se till att alla deltagare är med på samma villkor. De som är med på distans är lika mycket medlemmar av teamet som de som är på kontoret, påpekar Lena Lid Falkman. Ett tips är då att antingen skala upp eller skala ner tekniken, beroende på omständigheterna.

– Skala upp genom att se till att ha en jättebra kamera och mikrofon i mötesrummet så att de som är med på länk ser och hör alla tydligt. Det bör finnas en bra skärm i rummet så att de i rummet tydligt kan se de som är med länk.

Glöm inte att pausa tillsammans

Dessutom, om ni tar kaffepaus, se till att ta den framför kameran och inte vid kaffemaskinen eller i fikarummet.

– Om alla går och hämtar kaffe och kommer tillbaka till mötesrummet respektive sina skärmar kan också de som är på länk delta i pausens småpratande.

Så behöver ingen känna sig exkluderad

Har man inte möjlighet att investera i tekniken är det dock mer inkluderande att skala ner.

– Då är det bättre att alla loggar in från sin egen dator, även de som är på plats på kontoret, istället för att sitta i ett mötesrum. På så sätt har alla deltagare, även de som är med på länk, samma förutsättningar och ingen behöver känna sig exkluderad.

Höjd status för digitala möten

Framöver hoppas Lena Lid Falkman att vi inte lägger en hel dag på att resa exempelvis tur och retur Stockholm-Göteborg för att vara med på ett möte i en timme, vilket väl kanske inte var helt okänt före pandemin, utan att vi fortsätter utnyttja digitaliserings fördelar.

– Den digitala mötestekniken har ju funnits med oss länge, även om den förstås accelererat i utveckling det senaste året. Däremot skulle jag säga att digitala möten före pandemin nog ansågs av många som en andra klassens möte. Något som det var lättare att strunta i att dyka upp till och vars beslut inte hade samma vikt som de i ett fysiskt möte. Den tröskeln har vi nog tagit oss över nu.