Digitalisering: Våga testa och våga misslyckas

Coronakrisen har tvingat både organisationer och individer att omfamna teknik och nya arbetssätt på väldigt kort tid.

– Vi har fullt fokus på att stötta våra kunder och samarbetspartners i deras digitalisering. Där vi själva haft svårt att hinna med vår egen, har vi helt enkelt blivit tvungna att ställa om, berättar Ulf Lundqvist, digital strateg på RISE, Research Institutes of Sweden.

RISE har en bred verksamhet som omfattar innovation och tillämpad forskning, industrialisering, verifiering och kvalitetssäkring. I många av dessa områden har man nu ställt om sina erbjudanden och möts online, exempelvis inom utbildnings- certfierings- och testverksamheten.

– Vi utvecklar också digitala kopior av labb och utrustning, så kallade digitala tvillingar. Det gör vi dels för att dra nytta av datainsamling, men också för att göra utrustning tillgänglig i en digitalt tillgänglig simuleringsmodell.

Samarbete driver digitaliseringen i rätt riktning

Samverkan är en värdefull resurs och framgångsfaktor i digitaliseringsarbetet, konstaterar Ulf Lundqvist.

– Tillsammans med kunder och samarbetspartners har vi hittat nya sätt att arbeta vidare i våra projekt, med hjälp av digital teknik. Några exempel finns på skolahemma.se och digitalvårdochomsorg.se, dit man kan vända sig för att hitta information och stöd för att använda digitala verktyg i sin skolverksamhet respektive kommunal vård och omsorg.

En av lärdomarna har varit hur viktigt det är att ta vara på den drivkraft och idéer som finns hos alla duktiga kollegor, att skala upp dessa goda exempel som fungerar, och dela goda exempel med varandra.

– Vi har också lärt oss att vår organisation kan vara mer snabbfotad. Något vi självklart vill ta vara på även efter krisen.

Det viktiga är att få till en kultur som främjar nyfikenhet

Vad är det som behövs för en lyckad digital omställning? Ja, många gånger finns tekniken redan där. Den väntar så att säga bara på att användas, menar Ulf Lundqvist.

– Det viktiga är att få till ett mindset och en kultur som främjar nyfikenhet och ett experimentellt förhållningssätt, säger Ulf Lundqvist.

Det ställer krav på organisationen och dess ledning att skapa förutsättningar för en sådan miljö, samt att förstå värdet av och kunna utveckla och kanalisera det. Det innebär också att den enskilda medarbetaren måste ta ansvar för att kontinuerligt lära sig nya saker för att kunna dra fördel av och möta digitaliseringen.

– Det är lätt att falla tillbaka till hur man alltid har gjort saker och ting - vi är alla vanedjur som gillar våra rutiner. Men vi måste våga testa och våga misslyckas och försöka tänka digitalt i det vi gör.

Snabba förändringar blir det nya normaltillståndet

Det är också vanligt att man har för höga förväntningar på en viss teknik eller ett visst system, menar Ulf Lundqvist.

– Tekniken finns där för att stötta men ställer man för många krav, eller förväntar sig svar på allt innan man börjar, riskerar man hamna i en dålig, långdragen och kostsam lösning. Kanske är det då bättre att nöja sig med att digitalisera en delprocess eller börja smått för att skala upp.

Vilka lösningar som tas fram i dag överlever coronakrisen?

Det återstår förstås att se, men Ulf Lundqvist påpekar att inom RISE ser de flera områden som behöver moderniseras eller ytterligare digitaliseras. Framför allt tror han att de kommer att resa mindre och ha färre fysiska möten även på andra sidan krisen. Dessutom kommer de att fortsätta samarbeta digitalt i större utsträckning.

– Vi har hunnit bli varma i kläderna i våra verktyg för kollaboration samt certifiering, provning och utbildning per distans. Den snabba omställningen har också gett oss god insikt i organisationens digitala verktygslåda och erbjudanden. Det innebär att vi har en bra lägesbild av hur väl våra lösningar fungerar och kommer att behöva fungera framöver.

– Jag är övertygad om att efter denna kris kommer många förändringar att vara det nya normaltillståndet, säger Ulf Lundqvist.

Sju tips för lyckad digitalisering:

1. Leta efter vad som inte fungerar. Var behöver vi regelbundet tillämpa workarounds? Var måste vi eller kunden stoppa eller vänta i en process, kanske för att hämta mer information eller involvera en (annan) person? Dessa områden tjänar med största sannolikhet på att digitaliseras.
   
   
2. Tänk utifrån och in – börja med kund- och användarupplevelsen från start. Hur smidigt kan erbjudanden eller interna tjänster konsumeras?
   
   
3. Fundera på hur data eller digital teknik kan ge insikter eller mervärde, genom att göra erbjudanden och processer bättre, snabbare eller kostnadseffektivare. Kan vi börja samla in data för att ge oss bättre insikter? Var vill vi vara och vad är det som hindrar oss att vara där?
   
   
4. Börja smått och skala upp lyckade försök, istället för en så kallad big bang med risk för stora misslyckanden. Då hinner man se vad som fungerar och hinner stoppa det som inte gör det, innan det blir för kostsamt.
   
   
5. Skapa förutsättningar för att dra lärdom, dela erfarenheter och information med varandra snabbt. Just nu är det också extra viktigt att kunna kommunicera direktinformation till ledningen - det finns inte tid för långa beslutsvägar.
   
   
6. Glöm inte sekretess och säkerhet. Gör en riskanalys och skydda informationen efter behov. Stötta organisationen till att använda nya digitala verktyg på rätt sätt.
   
   
7. Besök webbplatsen Dags att digitalisera, en idé- och kunskapsbank från RISE med tips och inspiration för att komma igång.