Semesterfrågorna att vara beredd på

Ett vanligt bekymmer är om företaget har en eller flera anställda som inte har tjänat in betald semester, inte har annan ledighet att ta ut och det inte har överenskommits om förskottssemester. I det fallet kan arbetsgivaren inte tvinga ut dem på semester.

– Då har man ett läge där personerna ska sysselsättas på ett eller annat sätt och det kan vara svårt när verksamheten bedrivs i mindre skala. Därför finns det en regel som säger att man också kan förhandla om semesterpermittering, berättar Lena Andersson, Teknikföretagens rådgivare i Örebro.

När det kommer till permitteringslön under semestern finns det en överenskommelse mellan Teknikarbetsgivarna och IF-Metall som innebär att permitteringslön under vissa förutsättningar betalas först efter tio arbetsdagar, om arbetstagaren inte vill ha obetald semester eller tjänstledighet och företaget inte vill erbjuda förskottssemester, säger Lena Andersson.

– Detta är dock något som först måste primärförhandlas, tillägger hon.

Någon motsvarande överenskommelse om rätt till permitteringslön först efter tio dagar finns inte på tjänstemannasidan.

Förskottssemester återbetalas eller efterskänks

Förskottssemester kanske framstår som ett bättre alternativ för många företagare, men Lena Andersson menar att man ska tänka till en extra gång när det kommer till visstidsanställda.

– Huvudprincipen är att om den anställde har fått förskottssemester och slutar på egen begäran inom de fem första åren blir den återbetalningsskyldig för det som den har fått i förskott.

– Undantaget är om personen blir uppsagd på grund av arbetsbrist eller har haft en visstidsanställning som inte har förlängts – då blir den inte återbetalningsskyldig. Det betyder att arbetsgivaren måste efterskänka förskottsemestern.

Ett råd som Lena Andersson ger är att, vid anställning av sommarvikarier, beakta om eventuell semesterstängning kommer att ske på företaget.

Sjukdom under semesterledighet

En anställd som blir sjuk under sin semester har under vissa förutsättningar rätt till så kallad ersättningssemester. Den anställde måste i en sådan situation, under semestern eller omedelbart efteråt, anmäla sig sjuk enligt företagets rutiner och begära ersättningssemester.

– Det är viktigt att arbetsgivaren har tydliga rutiner för vad det är som gäller vid sjukanmälan, särskilt i samband med företagets huvudsemester, säger Lena Andersson.

Ersättningssemester innebär att den person som avbryter sin semester på grund av sjukdom får en möjlighet att få ut motsvarande dagar i semester vid ett annat tillfälle.

Arbetsgivaren och arbetstagaren kommer som regel överens om när ersättningsdagarna ska läggas ut men kommer man inte överens är det arbetsgivaren som bestämmer. Arbetsgivaren är skyldig att lägga ut ersättningssemester under den resterande delen av semesteråret.

Endast om den anställde anmäler sig sjuk och begär ersättningssemester föreligger rätten till sjuklön.

– Den praktiska hanteringen kan ske på lite olika sätt. Exempelvis kan arbetsgivaren göra löneavdrag för redan utbetald semesterlön under sjukperioden och betala sjuklön alternativt låta den anställde behålla redan utbetald semesterlön och i stället betala ut sjuklön i samband med att ersättningssemestern läggs ut.

Ibland kan arbetsgivare fundera över om det kan vara aktuellt att, vid en verksamhet som har semesterstängt, redan i förväg ha en rutin som säger att om den anställde blir sjuk under sin semesterledighet ska sjuktillfället styrkas genom uppvisande av läkarintyg redan från dag ett, så kallat förstadagsintyg, tillägger Lena Andersson. I en sådan situation ska arbetsgivaren stå för kostnaden.

– Innan införande av förstadagsintyg ska arbetsgivaren alltid samråda med en facklig organisation. Vid införande av en sådan rutin är det förstås viktigt att rutinen gäller för samtliga anställda vid företaget.

Sista lösningen att beordra in

Att kalla in, eller beordra in, personal till arbete under semesterledigheten är en annan fråga som kan bli aktuell.

– Generellt gäller att den anställde inte är skyldig att vara tillgänglig för arbetsgivaren när den har fått beviljad ledighet. Däremot, i det fall arbetsgivaren har mycket starka skäl, kan den anställde vara skyldig att avbryta sin ledighet. Sådana situationer är mycket ovanliga.

Arbetsgivaren måste som första alternativ söka lösning på den uppkomna situationen på annat sätt, exempelvis med semestervikarier, tillfälliga rockader eller liknande. Att beordra in någon från en beviljad semesterledighet är den absolut sista lösningen och kräver mycket starka skäl av arbetsgivaren, normalt sådant som arbetsgivaren inte har kunnat planera eller styra över på något sätt.

Lena Andersson menar att en vanlig fråga är om och vad företagen ska ge den anställde för ersättning i det fall någon tvingas avbryta sin semester. Här finns inget reglerat i lag eller avtal utan sker som regel genom en överenskommelse mellan den anställde och företaget eller exempelvis genom en lokal överenskommelse mellan företaget och lokal facklig organisation.

– En utgångspunkt är att arbetsgivaren ska kompensera för eventuella kostnader som avbrottet innebär för den anställde, till exempel kostnader för ombokning av biljetter, extra kostnad för hemresa eller liknande.

Det förekommer också att företagen väljer att ge den anställde någon form av ersättning för den goda viljan och engagemanget som den anställde visat.

– Är man överens är det förstås inget som hindrar en större flexibilitet när det gäller att flytta semester utan att beordra, med eller utan ersättning. I det fallet bygger det helt på en överenskommelse mellan företaget och den anställde.

Läs mer om semesterfrågor på Teknikföretagens arbetsgivarguide. Vid funderingar, kontakta gärna de regionala rådgivarna eller Teknikföretagens arbetsgivarjour.